Agile Silesia 2020 #2: Facylitacja w Scrumie – warsztat

Katowice, 17 lutego 2020, 19:00
Szczegóły & zapisy

Kim jesteśmy?

Agile Silesia to najstarsza (i możemy zaryzykować stwierdzenie, że największa) śląska nieformalna społeczność pasjonatów podejścia zwinnego w wytwarzaniu oprogramowania. Powołana do życia w 2013 r., liczy obecnie ponad 700 członków (Meetup) i ponad 1200 sympatyków (Facebook).

Wspólnie uczymy się i rozwijamy

Misją grupy jest pozyskiwanie i szerzenie wiedzy o szeroko pojętej zwinności poprzez uczestnictwo w warsztatach, wykładach, prezentacjach czy dyskusjach w formule Open Space.

Budujemy atmosferę wzajemnego zaufania

Wierzymy, że największą wartość poszczególnym spotkaniom nadaje różnorodność doświadczeń osób, które uczestniczą w życiu społeczności. Dlatego też pragniemy tworzyć bezpieczne środowisko wymiany wiedzy i networkingu w oderwaniu od faktu, iż na co dzień pracujemy w być może konkurencyjnych dla siebie organizacjach.

Zachowujemy autonomię

Chcąc pozostać niezależną, Agile Silesia nie korzysta ze wsparcia sponsorskiego oferowanego przez firmy, a także nie reprezentuje i nie promuje żadnych podmiotów gospodarczych. Spotkania organizowane są przez praktyków-wolontariuszy w katowickiej klubokawiarni Strefa Centralna, co sprzyja zachowaniu niekomercyjnego charakteru wydarzeń.

Kulisy organizacji

Każde spotkanie społeczności Agile Silesia poprzedzone jest wykonaniem szeregu prac logistycznych. Najważniejsze z nich to ustalenie charakteru wydarzenia, wyłonienie prelegentów, rezerwacja terminu (z uwzględnieniem możliwości prowadzących i Strefy Centralnej), przygotowanie opisu spotkania wraz z informacją o zasadach rejestracji, publikacja wydarzenia na Meetupie oraz jego promocja w mediach społecznościowych, obsługa zapisów i kontakt z uczestnikami.

Gospodarze

Agile Silesia to przede wszystkim społeczność – obecnie już kilkusetosobowa – zgromadzona wokół tematyki szeroko pojętej zwinności w wytwarzaniu produktu cyfrowego. O przestrzeń do wymiany wiedzy dba obecnie Ania Mankiewicz. Jeśli chcesz wspierać organizację wydarzeń oraz dalszy rozwój grupy, skontaktuj się!

Finanse

Organizacja wydarzeń oraz utrzymanie narzędzi komunikacji ze społecznością wymaga zaangażowania finansowego. Budżet Agile Silesii zasilają zatrzymane regulaminowo wpłaty wadium, są to jednak wpływy okazjonalne i niewystarczające – stąd też niezbędne koszty operacyjne ponoszone są w głównej mierze przez organizatorów, z wykorzystaniem ich prywatnych środków. Docelowo chcielibyśmy, aby troska o materialne zabezpieczenie dotychczasowego funkcjonowania oraz dalszy rozwój Agile Silesii spoczęła na barkach członków społeczności, pozwalając gospodarzom skupić się na innych kwestiach logistycznych – naszym celem jest zbudowanie samofinansującej się grupy do końca pierwszego kwartału 2020. Publiczna zbiórka funduszy odbywa się za pośrednictwem serwisu Patronite. Zachęcamy również do zapoznania się z arkuszem kosztów i przychodów za rok 2019.

Kto pyta, nie błądzi!

Zachęcamy do zapoznania się z odpowiedziami na pytania najczęściej zadawane przez członków społeczności Agile Silesia. Nie znalazłeś/-aś poszukiwanych informacji? Daj nam znać!

Organizacja

Co zyskam, występując jako prelegent?

Odpowiedź na to pytanie zależy w dużej mierze od Twojej wewnętrznej motywacji – możliwe więc, że będzie to satysfakcja (wynikająca np. z pokonania obaw, wyjścia poza swoją strefę komfortu, podzielenia się z innymi posiadaną wiedzą itd.), zdobycie ciekawego doświadczenia, uzyskanie feedbacku na temat warsztatu, który chciał(a)byś kiedyś skomercjalizować, powiększenie grona znajomych czy wzrost rozpoznawalności w branży. I najprawdopodobniej pamiątkowy T-shirt.

Dla prowadzących nie są natomiast przewidziane wynagrodzenia bądź inne formy gratyfikacji.

Co zyskam, dołączając do grona organizatorów?

Na pewno sporo pracy, mamy jednak nadzieję, że przy okazji również radość i satysfakcję wynikającą z robienia fajnych rzeczy z ludźmi i dla ludzi.

Jednocześnie musimy jasno podkreślić, iż Agile Silesia nie stanowi źródła korzyści materialnych dla opiekunów społeczności – jest to typowa działalność pro publico bono.

Jeśli nie zniechęca Cię powyższe – zapraszamy!

Dlaczego uruchomiliście zbiórkę pieniędzy w serwisie Patronite, choć wcześniej Agile Silesia mogła funkcjonować bez angażowania środków finansowych?

Agile Silesia nigdy nie funkcjonowała bez angażowania środków finansowych, natomiast wszystkie koszty były dotąd ponoszone przez organizatorów wydarzeń – w latach 2013-2017 przez gliwicką firmę Future Processing, a następnie przez opiekunów społeczności (co w dłuższej perspektywie staje się odczuwalnym obciążeniem).

Partycypacja finansowa członków grupy nie tylko zabezpieczy dotychczasowe funkcjonowanie Agile Silesii, ale stworzy szansę na jej dalszy rozwój.

Jakie wydatki chcecie finansować z pozyskanych środków?

Do cyklicznych kosztów podstawowych, ponoszonych w pierwszej kolejności, zaliczamy zakup pamiątkowych T-shirtów dla prelegentów oraz przypinek dla członków społeczności, zaangażowanych w organizację sesji Open Space i Lightning Talks, opłaty za użytkowanie serwisu Meetup.com, a także płatności wynikające z utrzymania domeny https://www.agilesilesia.pl/.

Wszystkie spotkania prowadzone są z wykorzystaniem prywatnych materiałów i narzędzi. Mając to na uwadze, chcielibyśmy sfinansować zakup „zasobów społecznościowych”: sprzętu ułatwiającego organizację wydarzeń (artykułów papierniczych, timera, wskaźnika/prezentera) oraz zwiększającego ich zasięg (kamery cyfrowej ze statywem).

Dysponując dodatkowymi środkami, moglibyśmy również organizować wystąpienia prelegentów spoza aglomeracji śląskiej (z uwzględnieniem zwrotu kosztów ich podróży do Katowic). Jesteśmy przekonani, iż obecność znanych i cenionych nazwisk na naszej scenie to więcej wartościowej wiedzy dla członków społeczności Agile Silesia.

Wydarzenia z limitem miejsc

Dlaczego niektóre wydarzenia mają ograniczenie liczby uczestników?

Wydarzenia o charakterze teoretycznym (prelekcje, prezentacje) są spotkaniami otwartymi – do udziału zapraszamy wszystkich zainteresowanych. Liczbę uczestników ograniczamy natomiast w przypadku warsztatów obejmujących ćwiczenia praktyczne, niemożliwe do przeprowadzenia / facylitacji w większym gronie. Dbamy w ten sposób o komfort odbiorców i prowadzącego, który definiuje liczbę dostępnych miejsc.

Jak dostać się na wydarzenie z limitem miejsc?

Pierwszym etapem rejestracji jest dołączenie do listy oczekujących („waitlist”) na Meetupie. Czasem – w zależności od naszych indywidualnych ustaleń z prowadzącym – konieczne będzie także udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie weryfikacyjne i/lub dokonanie wpłaty wadium.

Szczegółowe objaśnienie procedury zgłoszeniowej zawiera się każdorazowo w opisie poszczególnych wydarzeń.

Nie jestem w stanie wziąć udziału w wydarzeniu. Czy swoje miejsce mogę oddać dowolnej osobie?

Nie chcielibyśmy budować przekonania, że mimo istniejących zasad zapisów (pytanie weryfikacyjne i/lub wadium), na wydarzenie można dostać się inną drogą. Jeśli nie możesz wziąć udziału – Twoje miejsce oddamy osobie z listy oczekujących, z zachowaniem przyjętych dla danego spotkania reguł rejestracji i uczestnictwa.

Na niektóre wydarzenia zapraszacie obserwatorów. Na czym polega ta rola?

Warsztatami objętymi limitem miejsc zainteresowanych jest zwykle więcej osób niż mamy możliwość zaprosić. Mimo to chętni, którzy nie zakwalifikowali się do udziału w spotkaniu jako członkowie grup ćwiczeniowych, nadal mogą z niego przynajmniej częściowo skorzystać.

Obserwator to osoba obecna w Strefie Centralnej w trakcie trwania warsztatu, nie partycypująca aktywnie, ale przysłuchująca się części teoretycznej i obserwująca przebieg ćwiczeń. Jeżeli prowadzący nie zdecyduje inaczej, obserwatorzy mogą również czynnie uczestniczyć w podsumowującej wydarzenie sesji pytań.

Warto też mieć na uwadze, iż do udziału w warsztacie nigdy nie przystępuje pełne 100% zakwalifikowanych uczestników (zwykle liczba ta oscyluje w okolicy 80%). Jeśli tak się dzieje, zajęcie wolnych miejsc proponujemy właśnie osobom z grona obserwatorów.

Wydarzenia z pytaniem weryfikacyjnym

Gdzie znajdę pytanie weryfikacyjne?

Jeżeli prowadzący nie zdecyduje inaczej (nie uruchomi odrębnej ankiety z wykorzystaniem serwisu zewnętrznego, np. Google Forms, Microsoft Forms, SurveyMonkey itd.), pytanie wyświetli się natychmiast po zgłoszeniu chęci uczestnictwa w wydarzeniu (po kliknięciu przycisku „Join waitlist” na Meetupie).

O tym, czy należy spodziewać się pytania weryfikacyjnego, można przeczytać w opisie wydarzenia, który będzie zawierał (bądź nie) następującą informację:

Dołącz do listy oczekujących („waitlist”) na Meetupie. Pamiętaj o udzieleniu odpowiedzi na zadane pytanie. Zgłoszenia udziału przyjmujemy do [DATA] włącznie. Nie decyduje kolejność zgłoszeń.

Co istotne (np. w przypadku nieudzielenia odpowiedzi lub chęci jej zmiany), zapisaną treść można w późniejszym terminie edytować.

Czy muszę odpowiadać na pytanie?

Nie, nie musisz. Pamiętaj jednak, że wszystkie zgłoszenia udziału w wydarzeniu, w którym dobór grupy warsztatowej oparty jest o analizę udzielonych odpowiedzi, zostaną – w przypadku ich braku – odrzucone w procesie ewaluacji.

Jak wygląda wybieranie grupy warsztatowej na podstawie udzielonych odpowiedzi?

Pytanie weryfikacyjne dotyczy najczęściej motywacji do udziału w wydarzeniu – prowadzący chce zrozumieć, jakie oczekiwania czy nadzieje stoją za konkretnym zgłoszeniem.

Należy założyć, iż autor warsztatu wszystkie decyzje podejmuje w oparciu o swoją najlepszą wiedzę i wskaże osoby, którym – w jego odczuciu – spotkanie przyniesie najwyższą wartość, najpełniej wpisując się w wyartykułowane potrzeby.

Wydarzenia z wadium

Co to jest wadium?

Zaczerpnięte z terminologii prawnej „wadium” oznacza określoną sumę pieniędzy, składaną w poczet zabezpieczenia dotrzymania warunków danej umowy (w ramach przetargu lub aukcji), zwrotną w przypadku ich spełnienia.

W kontekście Agile Silesii wadium to wpłata (dokonywana przelewem na podany numer konta) w wysokości 20 zł, potwierdzająca rezerwację miejsca i zwracana uczestnikowi w gotówce w dniu wydarzenia – o ile się stawił.

Dlaczego stosujecie wadium?

Podczas spotkań otwartych – prelekcji, prezentacji – liczba słuchaczy ma drugorzędne znaczenie; z równym powodzeniem można przemawiać zarówno do pięciu, jak i do siedemdziesięciu osób. Inaczej sytuacja ma się w przypadku warsztatów – przeprowadzenie wielu ćwiczeń wymaga określonej liczby uczestników i sukces całego wydarzenia zależy w dużej mierze od osiągniętej frekwencji.

Zebrane przez nas dane pokazują, iż w spotkaniach niewymagających finansowego potwierdzenia obecności faktyczny udział bierze tylko 40-60% osób, które zgłosiły chęć uczestnictwa na Meetupie. Wprowadzenie wadium podwyższa tę liczbę do około 80%, zwiększając tym samym szansę na organizację udanego warsztatu.

Gdzie znajdę dane do przelewu?

Niezbędne informacje zostaną zawarte w wiadomości prywatnej, wysłanej na pocztę Meetupa.

Jeżeli drogą mailową otrzymałeś/-aś automatyczne potwierdzenie udziału w warsztacie, ale w Twojej skrzynce meetupowej nie znajdujesz danych do przelewu – skontaktuj się z organizatorami. Tylko potwierdzenie udziału poprzez dokonanie wpłaty gwarantuje Ci miejsce na wydarzeniu!

Jak mogę zrezygnować z udziału w wydarzeniu?

Jeżeli nie dokonałeś/-aś jeszcze płatności, oznacz się na Meetupie jako „not going”. Wolne miejsce zaproponujemy pierwszej osobie z listy oczekujących.

Jeżeli chcesz zrezygnować po wykonaniu przelewu, oznacz się na Meetupie jako „not going”. Wolne miejsce zaproponujemy pierwszej osobie z listy oczekujących.

Co natomiast ważne, nie zwracamy wpłaconych kwot. Dlatego też prosimy o przemyślane zapisy.

Co zrobicie z wpłatami, które zatrzymacie?

Wpłaty osób, które zapisały się, jednak nie przyszły, pomogą sfinansować bieżące koszty operacyjne Agile Silesii (czyli m.in. zakup materiałów papierniczych, zakup pamiątkowych T-shirtów dla przyjezdnych prelegentów, regulację opłat za użytkowanie serwisu Meetup.com czy utrzymanie domeny).

Bądźmy w kontakcie!

Chcesz podzielić się feedbackiem na temat przeszłych wydarzeń? Masz pomysł na wsparcie społeczności i większe zaangażowanie się w jej życie? A może reprezentujesz podobną grupę lub organizujesz wydarzenie branżowe i interesuje Cię nawiązanie współpracy?

Porozmawiajmy!

11 + 6 =